Fiere online e fiere virtuali 2020: cosa devi sapere oggi

Fiere online e fiere virtuali 2020: cosa devi sapere oggi. Il mondo delle fiere ha subito pesantemente la recente emergenza sanitaria del Covid19 e tutti stanno lanciandosi sulle fiere online: versioni digitali degli eventi fieristici a cui siamo abituati da sempre.

È piuttosto recente un articolo del Sole24 ore in cui si parla proprio del fenomeno delle fiere online: le fiere cercano di sopravvivere online in cui Silvia Anna Barrilà traccia alcune tendenze soprattutto nel campo dell’arte, portando numeri, case study e interessanti spunti.

La fiera virtuale ha però regole precise e in questo articolo cerchiamo di tracciare delle linee guida per chi vuole organizzare una fiera digitale, giocando sugli strumenti online.

Prima di iniziare, se stai cercando subito una soluzione per realizzare la tua fiera online possiamo aiutarti.

Le premesse e gli ingredienti fondamentali per una fiera online sono semplici e in questo articolo terremo proprio in considerazione queste linee guida. Vediamo le coordinate base per passare da una fiera tradizionale a un evento fieristico online:

• Nessuna o ridotta presenza fisica di tutti i soggetti coinvolti (sponsor, espositori, partecipanti, ospiti, ecc.)
• Stesso livello di engagement e visibilità, e se possibile persino maggiore
• Presentazioni commerciali
• Stand digitali per gli espositori della fiera
• Gestione flessibile e dinamica delle partecipazioni online

Ultima premessa: FieraTV.it è specializzata in eventi fieristici, sia in loco che online, che abbiano come elemento comune la partecipazione totale da parte di tutti i soggetti coinvolti.

I pro e i contro di organizzare una fiera online.

Ci sono tanti vantaggi nel passare da una fiera tradizionale a una fiera virtuale.

Principali vantaggi delle fiere online:

• Tagli dei costi
• Organizzazione fluida
• Nessun materiale da spostare
• Estensione dell’accesso senza limiti geografici
• Espansione dell’esperienza utente

Esistono dei contro?

Dipende.

Si può dire che la corretta progettazione di una fiera online è strettamente connessa con la probabilità che l’evento digitale riesca bene.

Sembra banale, ma organizzare una fiera online richiede attenzione a tutti i canali di comunicazione, con un grande rischio e nemico: il pensiero “si è sempre fatto in modo differente”. Sganciarsi da questo confronto col passato, staccarsi dalla presenza fisica, aprirsi a un nuovo modo di vedere e organizzare le fiere online è già un buon primo passo.

Fatto questo, i contro delle fiere online sono legati solo alla qualità degli interventi digitali, alla qualità degli spazi informativi, alla qualità dei contenuti e delle proposte che si portano nella fiera digitale. Tutti contro verificabili e facilmente gestibili con una buona preparazione dell’evento digitale.

Fiere online e convention digitali: qualche idea da seguire

Prima di tutto devi cambiare mindset: spostare un evento di qualsiasi tipo da un posto fisico a una realizzazione virtuale prevede un cambio di mentalità.

Ci saranno sicuramente grandi vantaggi (maggiore visibilità, raggiungimento di un pubblico differente, follow up molto più strutturato, taglio enorme dei costi, ecc.) ma ci saranno anche alcune piccole perdite, dovute soprattutto al cambio di paradigma.

Dovrai infatti immaginare percorsi, soluzioni, strumenti e approcci logistici totalmente differenti. E tutto questo per un motivo semplice: sei nel mondo digitale, non in quello reale. Le fiere online non sono le fiere tradizionali.

Un secondo elemento riguarda la semplificazione: organizzare una fiera online significa abbandonare alcune dinamiche classiche degli eventi tradizionali, giocare su una forma di engagement meno “teatrale”  e più “intimista”: i tuoi partecipanti non vivranno il classico tour tra gli stand camminando tra suoni, odori, rumori. Grazie a FieraTV.it, un portale che raccoglie le fiere online, potranno andare a far visita virtuale nei diversi stand e partcipare a meeting e convegni.

Tutto questo lo faranno seduti al proprio pc, o comodamente piazzati davanti a un tablet sul divano, in ufficio ecc.

Queste sono le regole delle fiere digitali: partecipi da dove vuoi e, se possibile, quando vuoi.

Infine, un terzo elemento su cui riflettere è la gestione logistica: l’organizzazione di una fiera virtuale non richiede grandi spostamenti di materiali, ma un’accurata gestione delle persone, delle informazioni e dei flussi.

Si tratta di portare le persone esattamente dove vuoi che vadano. Spingere i partecipanti a capire il programma, a crearsi la propria road map mentale, a seguire il proprio istinto, ma con una solida base informativa.

Insomma, se per partecipare a una fiera tradizionale ti può bastare un buon programma, qualche appuntamento preso in anticipo e un bel po’ di istinto e improvvisazione, per i partecipanti alla tua fiera digitale è necessario fare un salto quantico: capire la struttura, l’agenda e il calendario della fiera virtualizzata.

Quindi se le tue domande sono:

• Si possono fare stand virtuali in una fiera online?
• Ci possono essere spazi per gli sponsor?
• Si possono creare momenti di incontro tra potenziali acquirenti, espositori ed esperti del settore?
• Si possono creare nell’ambito della fiera digitale sessioni plenarie in cui erogare contenuti?
• Si possono organizzare sessioni parallele, con dimostrazioni?
• Si può organizzare la fiera digitale su più giornate?
• Si possono creare sessioni formative online?
• Si può gestire tutto questo in remoto?

La risposta è sì!

Si può fare tutto questo e anche di più.

La struttura di una fiera online: l’agenda

Per organizzare una fiera online devi avere ben chiaro l’albero logico del tuo evento digitale, che possiamo immaginare come un albero.

Il tronco rappresenta il portale della tua fiera online.

Qui devono essere ben in vista:

• Programma
• Comunicazioni di contatto ed ente organizzatore
• Pronto soccorso informativo (stand digitale sempre aperto)

Il tronco quindi è il punto di riferimento della tua fiera digitale.

Nei rami e nei frutti hai tutte le biforcazioni possibili:

• Sessioni plenarie
• Sessioni parallele
• Stand espositori

Le foglie rappresentano i contenuti, le novità, tutto ciò che porterà valore alla tua fiera online.

Le radici rappresentano il tuo marketing, quello che porta tutto il traffico fino alle foglie e ai frutti della tua fiera virtuale. E anche questo marketing dovrà essere coerente con la modalità online della tua fiera: webinar, webmeeting e digital marketing coerente con l’erogazione stessa dell’evento digitale.

Registrazione fiere online: come gestire iscrizioni e inviti

Uno dei principali problemi che si pone chi deve organizzare una fiera online è chiedersi: ma cosa faranno i visitatori? Come si iscriveranno? Come parteciperanno? Come entreranno in contatto con gli espositori?

'Online' è la risposta!

Tutta l’architettura di una fiera online riguarda l’accesso digitale ai contenuti e agli espositori.

L’iscrizione deve avvenire online, consentendo al visitatore di accedere solo ai contenuti previsti per il suo livello di iscrizione. In tal senso, ogni visitatore potrà vedere solo quello che è previsto per la sua sottoscrizione.

Anche le informazioni vengono inviate sulla base della propria sottoscrizione, con automazioni che permettono di ricevere solo le informazioni adatte al proprio ticket virtuale.

Il biglietto di ingresso virtuale, inoltre, può essere acquistato con coupon e scontistica, anche mediante free pass alla fiera virtuale. Il tutto, avvenendo tramite iscrizione digitale è facile e automatizzato.

Se alla base di questa struttura, viene organizzata una marketing automation adeguata, ogni partecipante viene gestito con reminder personalizzati, in modo diretto e per lo più automatizzato: una volta costruita la rete informativa, il processo si evolve da solo.

Convention digitali e fiere online: cosa fare prima, durante e dopo una fiera digitale

Scegliere FieraTV.it come fornitore di piattaforma per fiere online o convention digitali è vantaggioso soprattutto per il supporto che è in grado di darti. Oltre alla piattaforma digitale evoluta, la differenza è data dall’assistenza tecnica e dal supporto tecnologico che ricevi prima, durante e dopo il tuo evento online.

Una volta stabilito il tutto, si passa alla strategia di comunicazione. E’ importante far arrivare il messaggio giusto, alla persona giusta,  al momento giusto. Non limitatevi a invitare solamente i vostri clienti o contatti del CRM. Pensate ad una strategia social o adwords per coinvolgere aziende o partecipanti attivi, in linea col vostro obiettivo.

Il nostro team è pronto ad accompagnarti in questa avventura.

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